Gemeinsam für ein digitales Europa

  • Einblicke
  • 28.12.2017 12:15

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Sonnenuntergang

Der estnische Vorsitz im Rat der Europäischen Union wurde besonders durch den Fokus auf digitale Fragen bekannt. Zu den wichtigsten Fortschritten gehören die Strategie für den digitalen Binnenmarkt sowie die Diskussion digitaler Fragen im weiteren Sinne auf dem Digitalen Gipfeltreffen in Tallinn.

Estlands Anstrengungen im Bereich der Digitalisierung sind auch in simpleren und praktischeren Lösungen sichtbar, so wurden beispielsweise interne Prozesse des Vorsitzes auch für zukünftige Vorsitzländer vereinfacht und digitalisiert.

In Zusammenarbeit mit dem Rat der Europäischen Union und anderen Institutionen wurden viele zukunftgerichtete Projekte angestoßen, eingeführt und beendet; dazu gehört auch die erstmalige elektronische Unterzeichnung eines EU-Rechtsakts. Zudem wurde das Fundament dafür gelegt, zukünftige Vorsitze kosteneffektiver und stringenter zu gestalten. Als erstes Resultat wäre das Informal Presidency Portal zu nennen, welches die meisten Lösungen und Angebote vom sogenannten Presidency Gateway (in Englisch) übernimmt - diese technologische Lösung wurde vom estnischen Vorsitz ins Leben gerufen. Viele andere Ideen machen die Arbeit der Delegierten einfacher, zum Beispiel zentrale Log-Ins für Delegierte, die Einführung elektronischer Signaturen, die Digitalisierung von Reisekostenrückerstattungsformularen und ein sicherer Informationsaustausch zwischen Mitgliedstaaten. Stück für Stück konnte Estland beweisen, dass digitale Lösungsansätze schneller, leichter und kosteneffektiver sind.

Digitales Eventmanagement 

Die Einführung digitaler Lösungen war für Vorsitzländer im Rat der Europäischen Union stets ein langwieriger Prozess. Bis zuletzt gab es keine einheitlichen Lösungen für informelle Treffen; jedes Vorsitzland hat seine eigenen Strukturen mühsam aufgebaut. Diese Strukturen sind nicht günstig und es schien nicht wirklich sinnvoll, die gleiche Arbeit jedes halbe Jahr aufs Neue zu verrichten. Diesbezüglich gab es schon vor Beginn des estnischen Vorsitzes viel Unterstützung und eine zentrale, digitale Lösung schien besonders sinnvoll. So begannen die Vorbereitungen für den Aufbau des Presidency Portal. Da der Entwicklungskreislauf eines solch ambitionierten IT-Projekts eher Jahre als Monate dauert, war es klar, dass für den estnischen Vorsitz eine Zwischenlösung gefunden werden musste. EstlandBulgarien und Österreich arbeiten weiterhin gemeinsam am Presidency Portal.

Als Portal für die Veranstaltungen des estnischen Vorsitzes dient das Presidency Gateway (in Englisch), welches als digitaler Knotenpunkt für die Organisation informeller Ministertreffen in Estland gedient hat. Das Presidency Gateway ist eine webbasierte Lösung und ist auch als Mobilversion erhältlich, weshalb keine besonderen Apps installiert oder Anforderungen erfüllt werden müssen. Das Presidency Gateway ist mit dem Akkreditierungssystem verbunden, dient als Dokumentablage, Kalender und logistisches Management-System und bietet zudem digitale Lösungen für Umfragen und Gruppenprojekte während der Veranstaltungen. 

Die Einführung digitaler Lösungen kann nur mit einem guten Kundendienst gelingen, da man sich stets an neue Umstände gewöhnen muss. So war es eben auch mit dem Presidency Gateway.

„Während der Stoßzeiten im Juli und September stand das Telefon tatsächlich nicht still. Oft wollten die Anrufer sich nur vergewissern, dass sie alles richtig gemacht haben“, so Kaisa Einsok, Projektleiterin des Presidency Gateway.

„Wir haben aber auch viel gutes Feedback von Delegierten bekommen, die sich sehr darüber gefreut haben, dass wir endlich alles digital verfügbar machen. Viele meinten, genau so solle E-Governance funktionieren“, so Einsok. Das Presidency Gateway wurde für etwa 175 Veranstaltungen von etwa 8500 Benutzern genutzt. 

Der Quellcode des Presidency Gateway wird auch den nächsten Vorsitzländern zur Verfügung gestellt, wenn sie diese Lösung nutzen wollen, während das Presidency Portal fertiggestellt wird. Sobald das vom Generalsekretariat und Estland, Bulgarien und Österreich entwickelte Presidency Portal komplett funktionstüchtig ist, wird es als hauptsächliches IT-Portal für alle zukünftigen Vorsitzländer dienen. Es wird alle im Presidency Gateway verfügbaren Optionen anbieten und die Angebote für informelle Treffen weiter ausbauen.

Klein aber fein

Natürlich ist es immer verlockend, über riesige, revolutionäre Veränderungen zu sprechen; jedoch sind es oft die kleinen Dinge, die unsere Leben besser machen, indem sie veraltete, alltägliche Prozesse auffrischen und vereinfachen. Ein Beispiel dafür ist, dass Delegierte, die Arbeitsgruppen in Brüssel besuchen mussten, unzählige Anwesenheits- und Reisebescheinigungsformulare ausfüllen und verschicken mussten, sowohl während als auch nach dem Treffen der Arbeitsgruppe. 

Diesen Spießrutenlauf nennen die Kenner „Grüne und gelbe Papiere“, da die notwendigen Dokumente diese Farben haben. Während der Pilotphase im Dezember 2017 wird dieser Prozess digital abwickelbar sein. Das bedeutet, dass Delegierte ihre Besuche nicht mehr auf Papier festhalten müssen, sondern auch über ihre Geräte im Delegates Portal. Der Prozess ist simpler, spart Zeit und ist umweltfreundlicher.

Eine andere kleine aber feine Erneuerung ist mit dem Log-In für EU-Dienste verbunden. Der Log-In für EU-Dienste wurde in das Delegates Portal eingebaut und wird natürlich auch im Presidency Portal seinen Platz haben.

Das bedeutet, dass man sich von nun an mit den Personalausweisen der Mitgliedstaaten anmelden kann. So werden Anmeldevorgänge sicherer und einfacher gestaltet. Benutzer müssen sich nicht mehr unzählige Passwörter merken, sondern den mit ihrem Personalausweis verbundenen PIN nutzen. Außerdem ist die Anmeldung mit dem Personalausweis weitaus sicherer, da hierfür der Personalausweis mitgeführt werden muss. Dadurch gibt es eine weitere Ebene der Absicherung, die es nahezu unmöglich macht, sich in ein fremdes Konto zu hacken

Last but not least – elektronische Dokumentunterschrift

Das gesamte Gesetzgebungsverfahren wurde in Estland schon vor Jahren digitalisiert. Nun macht das Europäische Parlament seine ersten Schritte. Im Oktober wurde zum ersten Mal ein EU-Gesetz mit einer zertifizierten elektronischen Unterschrift versehen. Die Regulierung zur Sicherung der Gasversorgung wurde vom Präsidenten des Europäischen ParlamentsAntonio Tajani, und dem Stellvertretenden Minister für EU-Angelegenheiten der Republik EstlandMatti Maasikas, unterzeichnet. Hierfür wurde eine spezielle Applikation (in Englisch) für elektronische Unterschriften genutzt, die zertifizierte elektronische Unterschriften für EU-Gesetze ermöglicht. 

Oft beginnen große Dinge ganz klein. Die Anstrengungen zur Digitalisierung der EU-Prozesse und -systeme wurden durchweg begrüßt. Die Vorsitzländer, die nach Estland an der Reihe sind, haben sich dazu bereiterklärt, die Initiativen der letzten sechs Monate weiterzutragen. Wenngleich die Rundumerneuerung von Systemen wie etwa der EU äußerst viel Zeit und Anstrengungen verschlingen wird, haben die Teilnehmer bereits anerkannt, dass digitale Technologien vermehrt genutzt werden müssen, um den Fortschritt der Gesellschaft zu fördern.